Enquête Wolters Kluwer : les assemblées générales suivent le vent de la numérisation

Plus de trois ans après les confinements sanitaires, 80 % de la centaine d’organisations françaises et belges interrogées par Wolters Kluwer déclarent convoquer les assemblées générales par email. Ce sont près de 100 organisations non cotées – françaises pour les trois quarts et belges pour le reste – qui ont répondu à la première enquête sur la dématérialisation des assemblées générales menée entre mai et août 2023 par l’éditeur juridique.

Les assemblées générales post-Covid

Issus d’entreprises de services (39 %), d’associations et de syndicats (18 %), de groupes industriels (13 %), de cabinets d’avocats (12 %), de banques (10 %) et de quelques coopératives, mutuelles et assurances, les répondants représentent l’ensemble de l’écosystème économique. Ils sont le plus souvent directeurs ou responsables juridiques (28 %), juristes (20 %) ou directeurs généraux (20 %). L’objectif poursuivi par l’entreprise néerlandaise : déterminer le modèle type d’une assemblée générale en 2023 après les changements induits par le Covid, les méthodes de gestion de ces moments clefs et mesurer l’étendue des stratégies de numérisation à l’étude ou déjà en place. Avec cette enquête, Wolkers Kluwers entend cerner les attentes des organisateurs d’assemblées. En somme, de quoi perfectionner son outil easyQuorum, solution de dématérialisation des assemblées générales et boards.

Frais imputés sur le budget du département juridique

Organiser une assemblée générale n’est pas un long fleuve tranquille d’après les résultats de l’enquête. Deux difficultés majeures : les contraintes de temps (pour 53 % d’entre eux) et les process manuels fastidieux et répétitifs (49 %). Côté budget, si pour 60 % des répondants le budget alloué à une assemblée générale reste inférieur à 1 000 euros, pour 13 % d’entre eux, il peut dépasser les 5 000 euros. C’est dans le secteur financier qu’on « explose » le budget :  43 % des banques et des entreprises affirment dépasser les 5 000 euros pour leurs assemblées. Et à qui rattache-t-on les frais d’assemblées générales en interne ?  La majorité des entités consultées les imputent au département juridique. Contre 23 % qui les incluent dans les dépenses générales de l’entreprise.

 Près de 67% des organisations utilisent une plateforme de visioconférence pour leurs assemblées.

Si 36 % des répondants n’affirment qu’aucun de leur processus n’était numérisé avant la crise sanitaire, ils ne sont que 3 % à déclarer que c’est toujours le cas aujourd’hui. Plus de la moitié (57 %) des organisations contactées prévoient une vague de digitalisation d’ici trois ans. Et près de 67 % des organisations utilisent une plateforme de visioconférence pour leurs assemblées. Parmi les sondés, 19 % déclarent déjà utiliser une solution complète de dématérialisation des assemblées générales. Chez celles qui en sont dépourvues, on pointe le manque de maturité de la structure. Ainsi, 46 % des répondants considèrent que ni la taille, ni les moyens, ni les besoins de leur organisation n’exigent l’utilisation d’une solution de digitalisation. Le budget arrive en seconde position. Ils sont 11 % à déclarer ignorer l’existence de tels outils.

Gagner du temps

Quand on demande aux utilisateurs de solutions de numérisation quels bénéfices ils en retirent, ils évoquent la sécurisation des données (dans 71% des cas) et une participation qui augmente significativement (65 %). De façon générale, on espère surtout un gain de temps : 81% des répondants à l’enquête le disent. Pour près de la moitié d’entre eux, un tel outil permettrait d’éviter les erreurs humaines. Autres points positifs attendus : des économies, un taux de participation accru et l’assurance de respecter les critères ESG. Guillaume Semblat, directeur général de Wolter Kluwer, souligne “la nécessité pour les organisations de toutes tailles et de tous secteurs de repenser leurs processus pour rester compétitives et conformes aux normes d’aujourd’hui”, dans un contexte où la digitalisation des activités ne fait que croître.

Anne-Laure Blouin